Buenas ideas para organizar tu oficina

Mantener el espacio de trabajo ordenado y limpio puede reportarnos amplios beneficios. Seremos más productivos y gestionaremos mejor nuestro tiempo. A continuación te ofrecemos algunos consejos útiles y prácticos para convertir tu oficina en un sitio agradable para trabajar. 

1) Dedica un espacio de tiempo para organizar tu oficina todos los días. Ordenar tu oficina puede convertirse en una auténtica pesadilla si pretendes hacerlo todo en un día. Es por eso, que los expertos recomiendan dedicar algunos minutos del día a ponerlo todo en orden. Se trata de adquirir una rutina que no va a robarte demasiado tiempo y que te permitirá mantener el espacio organizado durante más tiempo. Si tu oficina fuera una tienda, tendrías que limpiar y ordenar tus productos cada mañana. Basta con reservar 10 minutos diarios a mantener el orden. Te resultará fácil y no te supondrá un gran esfuerzo.

2) Archivadores y clasificadores con etiquetas. En cualquier tienda de muebles o de materiales de oficina encontrarás archivadores, estanterías y cajones útiles para guardar la documentación que utilizas a diario. Reserva un espacio para cada cosa e intenta organizar el papeleo de cada cliente por separado. Compra etiquetas adhesivas o carpetas de cartón para mantener toda esta información organizada.

3) La papelera como centro del orden. No acumules papel en tu mesa. Utiliza la papelera como centro para el orden. De esta manera, lograrás mantener el despacho limpio y evitarás dedicar un día entero recogiendo, seleccionando y eliminando documentación obsoleta. Compra una destructora de papel y manténla cerca de tu mesa para no acumular folios repletos de información privada.

4) Decide y ejecuta, ¡ahora! No dejes que tu mesa se llene de tareas pendientes. Decide sobre clasificar archivos y guarda todo lo que no necesites. Organiza cajones y cajas con etiquetas para encontrar bolígrafos, grapadoras y lápices al momento. Guarda las facturas en un cajón de “Facturas pendientes” en lugar de dejarlas en tu mesa y reserva los 10 minutos dedicados al orden para mantenerlas al día.

Foto de: mkosut

Resumen de novedades para autónomos en 2012

Empieza un nuevo año que no promete ser exactamente un camino de rosas. Nos referimos a recortes, subidas de impuestos y clausuras de grifo en general. Autónomos y empresarios están atentos ante cualquier cambio que pueda mejorar sus expectativas a corto plazo.

Por este motivo en InfoLancer hemos decidido hacer un resumen con todas las novedades a las que tendrás que enfrentarte este año 2012. Con todo, no debes perder el ánimo e intentar que tu espíritu emprendedor te siga allá donde vayas.

1) Sube el IRPF. Lo habrás escuchado y leído en todas partes: el IRPF sube, también para los autónomos. Esto significa que las rentas más elevadas se verán más afectadas, aunque a todos nos tocará pagar el pato. Las cuotas del IRPF suben un 0,75% para los niveles más bajos de renta, mientras aumentan un 7% para los más altos. Si encima participas en una sociedad como socio y obtienes rentas de ahorro hasta 6.000 euros, se generará un nuevo gravamen. Será de un 6% si superan los 24.000 euros.

2) Cambian las bases de cotización. Como se cambian cada año. En este caso habrá que esperar para conocer este dato, puesto que debido a las elecciones generales, celebradas en noviembre de 2011, los Presupuestos Generales del Estado todavía no han sido aprobados. Podemos decir, sin embargo, que en las medidas de urgencia decretadas por el gobierno a finales de 2011 se anunció que se mantendría la base mínima de cotización en 850,20 euros mensuales, mientras que la base máxima apenas se incrementaría un 1%, hasta los 3.262,40 euros mensuales.

3) Adiós a la ayuda al gasóleo profesional. Hasta el pasado 1 de enero de 2012, los profesionales del transporte percibían una ayuda de 2,8 céntimos por litro de gasóleo profesional. La ayuda desaparece para que el Estado pueda ahorrar alrededor de 300 millones de euros al año.

4) Fulminado el canon digital. Después de la aprobación de la Ley Sinde, la legislación española establece un sistema de compensación por copia privada – todavía bajo intenso debate – que sustituye el criticado sistema del canon digital.

5) Deducción por la compra de una vivienda habitual. Se recupera la deducción con efectos retroactivos a 2010. El IVA se mantiene reducido al 4%.

6) La Ley de Emprendedores. Podría convertirse en el salvavidas de muchos autónomos. Dentro de esta ley se espera que venga introducida la posibilidad de pagar el IVA a Hacienda cuando se haya cobrado, la compensación de las cantidades que deben los Ayuntamientos o las Comunidades o incluso una ayuda de 3.000 euros para los autónomos que contraten a su primer trabajador.

7) Días festivos. Los días festivos podrían pasar a lunes, aunque esta es una medida que todavía no ha sido cerrada. Se trataría de fechas como el Día de Todos los Santos (1 de noviembre), la Asunción de la Virgen (15 de agosto), el Día de la Constitución (6 de diciembre) o el de la Inmaculada Concepción (8 de diciembre).

8) La Reforma Laboral. Se espera que detrás de esta reforma laboral se incluyan reformas para favorecer la contratación. Por ahora no hay novedades importantes, de manera que habrá que esperar para conocer en qué consistirá.

9) Los Módulos 2012 se mantienen. No habrá cambios en el sistema de módulos, para el que se había previsto una bajada para determinadas actividades que sufren el azote de la crisis.

10) El tipo de interés legal del dinero y de demora. Se mantienen en un 4% y 5%, respectivamente, a la espera de que puedan producirse cambios en los presupuestos generales del estado para este 2012.

Foto de: fictionalidentity

Biblioteca freelance. Cómo comunicar en situaciones de crisis.

La estrategia del Silencio es una de las más habituales en la gestión de situaciones comunicativas conflictivas. De hecho, es un recurso frecuente en el ámbito político, aunque en muchas ocasiones conviene enfrentarse a la gestión con palabras. Hoy te recomendamos un nuevo libro de la Biblioteca Freelance seleccionado por Infolancer.

“Comunicación en la gestión de crisis. Lecciones Prácticas”. José Carlos Losada Díaz. Editorial UOC, 2004. 

Como sabes, la recién estrenada sección “Biblioteca Freelance” tiene el propósito de dar a conocer algunos títulos relacionados con el mundo de los freelance y de las gestiones dentro de la empresa, además de darte algunas claves para hacer más llevadero el camino de los profesionales que como tú, trabajan por cuenta propia. En esta ocasión, queremos hablar de un libro que te ayudará a gestionar situaciones comunicativas conflictivas, tanto si trabajas como autónomo de manera individual como si estás dentro de una organización o un equipo de trabajo compuesto por muchas personas.

Se trata de “Comunicación en la gestión de crisis. Lecciones prácticas”, un manual escrito por José Carlos Losada Díaz dentro de la Editorial UOC, con prólogo de Joan Costa Solá-Segalés. ¿Y por qué lo recomendamos? Pues porque se trata de un manual que podrá sacarte de un apuro en más de una ocasión. Aunque conviene trabajar a fondo los recursos personales y de equipo para tener herramientas válidas a la hora de comunicar noticias negativas o poco agradables, este volumen te resultará de gran utilidad para empezar a ver cómo se han gestionado algunas situaciones reales de este tipo.

Aprenderás a identificar conflictos, a crear un comité de crisis e incluso podrás practicar creando un simulacro para resolver entre todos. Verás como poco a poco se resuelven dudas como la decisión de comunicar o no comunicar, emplear correctamente los instrumentos disponibles o construir un mensaje coherente y adaptado a las circunstancias. Finalmente, encontrarás algunos consejos para enfrentarte al final de la crisis y al después.

Si eres un trabajador freelance podrás evitar este tipo de conflictos la mayoría de veces. No obstante, el manual te vendrá genial a la hora de aconsejar a tus clientes y gestionar sus necesidades de una manera mucho más racional y efectiva.

Tapa blanda / ISBN: 9788497888813 / 158 páginas / 17 euros en Casa del Libro

Equivocarse y aprovechar los errores en positivo

Ser demasiado autoexigente puede convertirse en una postura dañina para nosotros mismos. Dejar el estrés a un lado te será de gran ayuda para que cada error no te suponga un bajón emocional, tanto en lo personal como en lo profesional. Te damos algunas pistas para detectar si estás en zona de peligro, además de algunas claves para superarte en positivo. 

Dice el saber popular que equivocarse tiene algo muy positivo: la oportunidad de rectificar. También es vox pópuli que rectificar es de sabios, de manera que el viento está soplando a tu favor. Muy bien: te has equivocado, te has percatado de ello y ahora tienes una oportunidad de oro: rectificar aquello que se ha hecho mal o incorporar un nuevo conocimiento para ocasiones futuras. Que las habrá y de las que saldrás con éxito, si te lo propones. No obstante, debes relajar tus expectativas y ver si tu perfil corresponde al de una persona demasiado perfeccionista y autoexigente. Esta característica, que a veces puede resultar excelente para lograr unos buenos resultados, puede llegar a convertirse en una auténtica tumba para los profesionales que viven al límite.

¿Y cómo puedo saber si soy demasiado autoexigente? Pues bien, no existe un patrón fijo, pero sí algunos rasgos que deberás examinar con atención. Si son los que impregnan tu día a día, es posible que te resulte necesario tomar un respiro. Acuérdate de los consejos que te dimos hace unas semanas para que aprendieras a reorganizar tu tiempo. ¿Los has empezado a aplicar?

Si te sientes agobiado y en muchas ocasiones frustrado, es posible que te estés autoexigiendo demasiado. Examina tu actitud diaria. ¿Estás permanentemente sumergido en tus asuntos profesionales? ¿Tus metas suelen ser demasiado elevadas e incluso difíciles de alcanzar? ¿Trabajas sobre presión continua? ¿Tus jornadas laborales terminan con altos niveles de frustración o incluso no terminan? Responde estas preguntas para ti mismo y pregunta a tus familiares o compañeros de trabajo. Es posible que seas un perfecto perfeccionista, cuya meta no está muy clara, aunque persistas en el intento de superarte a diario.

Está claro que el hecho de querer superarse es una de las actitudes vitales más positivas para el ser humano. El problema es no saber fijar los límites. En muchas ocasiones, la necesidad de seguir llegando más y más alto esconde algún que otro problema de baja autoestima. Nuestros consejos son muy fáciles y sencillos de seguir. Aunque siempre puedes recurrir a la ayuda de un profesional externo, tienes la oportunidad de apoyarte en tu familia, amigos y compañeros. Escucha a aquellos que en ocasiones también te dicen que haces las cosas bien. No debes dejar pasar ninguna respuesta positiva. Recuerda que nadie es infalible y que los errores siempre serán una gran oportunidad para superarte sin hacerte daño a ti mismo.

Puestos a recomendar lecturas, tienes un buen libro a tu alcance que versa sobre esta materia. Se trata de “El error positivo: el fracaso como antesala del éxito”. La obra, escrita por Rafael Galán y Javier Escudero y publicada en Planeta (2009), te dará algunas claves para convertir los errores en una ventaja competitiva y en una oportunidad para crecer. ¡Suerte y mucha calma!

Foto de: AlexMillà

Instala la filosofía zen en tu oficina

Aprovecha el nuevo año para instalar la filosofía zen en tu despacho y olvidarte del desorden y las malas vibraciones. A continuación, te presentamos algunos consejos para que los vayas aplicando desde hoy mismo.

Empieza un nuevo año y con las fechas, el momento de enfrentarse a la tradicional lista de buenos propósitos. Uno de los más interesantes puede ser, sin lugar a dudas, el rediseño de tu espacio de trabajo. La palabra zen deriva de un término chino, que a su vez deriva del sánscrito y que significa meditación. En los últimos tiempos  se ha instaurado la moda de convertir los espacios a lo que llamaríamos “filosofía zen”, lo que en sí alude a una escuela del budismo muy extendida en Occidente. Junto al “Feng Shui”, el arte de reorganizar las cosas y los espacios para mejorar nuestra calidad de vida, ésta se ha convertido en una práctica de lo más común entre aquellos que quieren alcanzar la salud física y mental, o conservarla. De hecho, existen empresas que se dedican a diseñar espacios y entornos laborales harmónicos. Pero si quieres ahorrarte unos euros e instaurar desde ya la paz en tu oficina, a continuación te ofrecemos unos cuantos consejos. ¡Puedes empezar ahora mismo!

1) Adiós al desorden. Fíjate en todo lo que tienes en tu espacio de trabajo. Cajas, montones y montones de papeles, envoltorios de plástico, libretas inservibles, carpetas antiguas… Tira todo lo que no utilizas: ordena y clasifica tus documentos en carpetas. Verás que tu espacio de trabajo luce más atractivo y tu jornada laboral no se hace tan tediosa y estresante.

2) Utiliza bien los colores. Está bien tener una oficina moderna y colorida. No obstante, deberás prestar atención a la colorterapia y en general, a los efectos que produce cada color sobre nuestro estado de ánimo. El rojo te activará, aunque en ocasiones puede llegar a estresarte. Para tranquilizarte e inspirarte elige colores fríos como el verde o el azul. Es muy recomendable el amarillo y el blanco, símbolo de claridad y limpieza. Huye del negro, absorbe las energías y resta positividad.

3) La decoración, a tu gusto. Si te gustan las flores, puedes poner una planta en tu mesa. ¡Te alegrará el día! También puedes colgar litografías o láminas de tus pintores favoritos o incluso llenar algunos rincones con figuras de papel, fotografías de tu familia o ítems que te den suerte. Recrea un espacio agradable para trabajar más a gusto. Siempre en su justa medida: no llenes tu puesto de trabajo de cosas innecesarias.

4) Tu salud es fundamental. Tu trabajo no puede costarte la salud. Utiliza una iluminación adecuada en tu escritorio (las lámparas que no reflejan su luz sobre la pantalla del ordenador son ideales), siéntate con una postura erguida y utiliza una silla ergonómica, un reposapiés y las almohadillas necesarias para teclear y manejar el ratón sin que tu muñeca, espalda y cervicales tengan que resentirse.

5) Crear un buen ambiente es fácil. Si trabajas en un espacio con luz natural estás de suerte. Si no es así, puedes utilizar lámparas de baja intensidad: nunca luz concentrada. Por otra parte, es recomendable abrir a menudo las ventanas para que el aire se renueve: es una buena forma de mantener el espacio sano. Evita (por supuesto) fumar en el lugar de trabajo. Si todavía no has vencido tu guerra al cigarrillo, apúntate otro buen propósito para el próximo año. Con este y el resto de consejos, ¡habrás conseguido una oficina diez!

Foto de: AnilePe